Data News

Scannen, kopiëren en printen in grote volumes

Krachtige monochrome en kleurennetwerklaserprinters voor grote werkgroepen of afdelingen zijn natuurlijk al lang gemeengoed in onze bedrijven. Maar ook netwerkfunctionals of mfp's wekken steeds meer interesse, zeker nu ze ook grotere volumes aankunnen. Tenslotte bespaart u zowel plaats als geld met zo'n echte documentverwerker.

De extra pdf's met tabellen bij deze test vindt u hier (features) en hier (product info)

Een printer, een scanner, een kopiemachine en vaak ook nog een fax in één toestel bespaart heel wat plaats. Dat was vooral belangrijk voor desktoptoestellen en dus werd de multifunctional uit noodzaak geboren. Maar ook bij grote werkgroepen of afdelingen bestaat daarnaast de nood aan echte documentverwerking: niet alleen printen, maar ook scannen om documenten digitaal te kunnen verwerken, kopiëren, centraal faxen etc. Zo'n centrale documentverwerker opent heel wat nieuwe mogelijkheden. Zo kunnen bedrijven bijvoorbeeld standaardformulieren en -documenten bewaren op de harde schijf van het apparaat en die met één druk op de knop faxen of printen wanneer ze nodig zijn. Via de scanfunctie kunnen bestaande documenten als bron dienen voor die 'document repository'.

Het heeft dus wel degelijk zin voor een bedrijf om een netwerkmultifunctional te overwegen in plaats van een netwerkprinter en nog ergens anders een losse scanner of fotokopieerder. In zo'n geval is het wel handig om bovenop een netwerkkleurenlaser een vlakbedscanner met ingebouwde of optionele ADF ('automatic document feeder', automatische bladvoeding) te hebben, vaak ook nog uitgebreid met een fax. Een alles-in-één-toestel biedt naast de vanzelfsprekende plaatsbesparing ook een economisch voordeel, vermits de combinatie goedkoper is dan de onderdelen apart. In dit artikel bekijken we vier grote netwerkmultifunctionals van HP, Lexmark, Ricoh en Sharp. In oktober 2007 testten we nog een heleboel andere multifunctionals, waarvan sommige nog steeds op de markt zijn; die test vindt u terug op onze website.

HP Color LaserJet CM6040f MFP

De behoorlijk grote HP Color LaserJet CM6040f MFP is uitgevoerd in crème en antraciet met vier papierladen. Het geheel staat op wieltjes. Daar waar we vroeger nogal eens de indruk hadden dat een vlakbedscanner als een gedachte achteraf door HP op een printer gekwakt was, is dat bij dit model beslist niet meer het geval. Deze multifunctional is duidelijk ontworpen als één geheel. Als u voor het toestel staat, vindt u de documentuitgangen links en de documentingangen rechts van het toestel. Vooraan is er een schuin vlak met daarop een bedieningsconsole: een groot monochroom lcd-aanraakscherm met bedieningstoetsen. HP koos er ogenschijnlijk voor om geen gescheiden functies voor zwart-wit- en kleurenkopie te voorzien: de 6040 heeft maar één kopieerknop (in feite een algemene grote groene startknop), maar het lcd-paneel blijkt een aanraakscherm te zijn en u kunt in het kopiemenu kiezen of de 6040 een kleurenkopie moet maken of niet. Deze 6040 heeft geen fax aan boord, maar die optie is wel beschikbaar. Zoals hij ons geleverd werd, bestaat hij uit een printer en een scanner en daarmee is hij dus naast die twee deeltoestellen ook nog een kleurenfotokopiemachine.

Installatie en configuratie
De installatie van een netwerkmultifunctional is fysiek dezelfde als die van een netwerkkleurenlaser. Een plek vinden, stroom- en netwerkkabel aansluiten en klaar. De 6040 heeft wel opvallend veel tijd nodig om tot werkklare status te starten. Qua sofware is er natuurlijk heel wat meer installeerwerk, want naast de sturingen om te kunnen drukken en scannen levert HP u nog meer software mee om op beperkte schaal aan elektronisch documentbeheer te doen. Denkt u hierbij maar aan beheerde en beveiligde documentdistributie. Beheren kunt u het toestel via zijn webinterface, maar als u meerdere HP-netwerktoestellen wil beheren dan hebt u wat meer nodig. HP Web JetAdmin bijvoorbeeld. Dat is een indrukwekkend globaal beheersysteem met een webinterface die erg aan Outlook doet denken. U kunt in verschillende vensters een overzicht van alle toestellen zien met detailinformatie over het gekozen toestel. JetAdmin ziet overigens ook printers van andere merken en oudere HP-printers, maar kan ze dan niet beheren.

Bij de installatie van de basissoftware geeft HP u een duidelijke keuze tussen een direct of via het netwerk aangesloten toestel (in tegenstelling tot Windows zelf, dat met een netwerkprinter uitsluitend een printerserver bedoelt). En zoals het een moderne installatieprocedure betaamt, vindt die de multifunctional zelf in ons netwerk en kan hem dus zonder veel poespas installeren. Enigszins tot onze verwondering wordt er alleen een printersturing geïnstalleerd. Er is helemaal geen scannersturing voorzien. Even nakijken in de handleiding leert ons dat HP kennelijk niets voorzien heeft om een scanner aan te maken in Windows, Mac of een ander platform. U kunt wel een scan bewaren op een vooraf ingestelde publieke folder of sturen naar een e-mailadres. Er kan ook een scan worden gestuurd naar een ftp-server of naar een workflow-bestemming (ook weer via ftp of gedeelde map). Niettemin vinden we dat we daar slechts de helft van de scannerbonuspunten voor netwerkfunctionaliteit kunnen toekennen.

Praktijk
HP geeft 40 ppm op als werksnelheid, zowel voor het afdrukken als voor het scannen. Bij onze test meten we gemiddeld 21 ppm met een maximum van 28,1 ppm. Dat is snel, maar komt niet in de buurt van de specificatie van HP. Bij de kwaliteitstest zijn we aangenaam verrast door de kwaliteit van de fotokopieën. Die blijken prima. En ook als printer zal deze HP u niet teleurstellen inzake kwaliteit en snelheid. U mag een gemiddelde paginakostprijs van 8,5 eurocent verwachten.

Lexmark X940e

De X940e van Lexmark is een grote kleurenlaserprinter met drie papierladen en daarbovenop een vlakbedscanner die A3-aankan en een geïntegreerde bladvoeding heeft, maar zo zien alle multifunctionals in deze test eruit. Lexmark koos voor een crèmekleurig toestel met alleen in het bedieningspaneel een paar zilverkleurige accenten. Dat bedieningspaneel heeft een joekel van een aanraakgevoelig kleurenlcd-scherm (maar liefst 21 cm of 8,3 inch diagonaal), met rechts daarvan nog een toetsenblok met cijfertoetsen en de gebruikelijke groene start- en rode stopknoppen. Ook hier kiest u pas in het kopiemenu dat op het scherm getoond wordt of u een monochrome dan wel een kleurenkopie wenst. Het aanraakgevoelige scherm maakt overigens gebruik van pictogrammen en afrolinvulvelden en werkt erg duidelijk en gebruiksvriendelijk. U kunt deze multifunctional natuurlijk ook bedienen via een webinterface. Die werkt met eender welke browser en heeft voor bepaalde onderdelen Java nodig (niet voor de basisfuncties). Scannen is mogelijk naar een gedeeld netwerkvolume, ftp of e-mail. Lexmark levert software mee: printersturingen en MFP-software. Dat laat u onder Windows achter met een Postscript-printer en een TWAIN-scanner. Helaas verschijnt die niet keurig als een echte scanner in Windows, maar is er alleen een ScanBack-utility in het startmenu. Maar vanuit applicaties kunt u wel rechtstreeks scannen. De printer heeft ook nog een usb-aansluiting vooraan die bruikbaar is om ingescande beelden op te bewaren, of om op zo'n geheugen opgeslagen documenten of beelden af te drukken. Voor gecentraliseerd beheer biedt Lexmark het wereldvermaarde MarkVision Professional. U kunt vanuit een applicatie alle netwerkprinters en -multifunctionals ontdekken en beheren. Daartoe krijgt u een uitklapbare menuboomstructuur links, daaronder de ontdekte toestellen en rechts daarvan de details van het gekozen toestel voor de gekozen opdracht. Het is makkelijk en MarkVision kan ook met toestellen van de concurrentie werken, maar dan ondersteunt het toestel in kwestie mogelijk niet alle ondervragingen en opdrachten. Zo kan MarkVision standaard vrijwel niets aanvangen met toestellen van Ricoh en HP, al kan van die laatste wel de status en het operatorpaneel getoond worden maar niet het tonerverbruik.

Praktijk
Om een scanopdracht vanuit een applicatie te geven, vraagt de TWAIN-sturing om naar de multifunctional te gaan en daar het profiel van de juiste scanjob te kiezen. Dit is begrijpelijk vanuit het standpunt dat er meerdere gebruikers scanjobs kunnen aanvragen, maar er zou ook een optie mogen zijn om de scan meteen te doen doorgaan als het juiste document al klaarligt op de scanner. Printen gaat zeker snel genoeg: gemiddeld 21,6 ppm met een maximum van 29,5 ppm. Dat is op een haartje na de opgegeven 30 ppm! De afdruk- en kopieerkwaliteiten van deze X940e zijn uitstekend, de paginakostprijs redelijk en we zijn dan ook bijzonder te spreken over deze machine.

Ricoh Afício MP-C3500

Ricoh besliste onlangs te stoppen met de merknaam Nashuatec en alle printers en mfp's voortaan alleen nog onder de naam Ricoh uit te brengen. De Ricoh MP-C3500 is een A3-kleurenlaser met daarboven een vlakbedscanner met geïntegreerde documentvoeding gemonteerd. Het hele toestel is groot en breed, en in het bekende lichtbeige van deze fabrikant uitgevoerd. Het onderste printerdeel heeft geen eigen console, wat er dus op wijst dat dit geen los verkrijgbare printer met erop gemonteerde MDF-module is, maar een in zijn geheel als multifunctional ontworpen toestel.

Het bedieningspaneel is aan het scannerbed gemonteerd en loopt bijna over de hele breedte van het toestel. Er is een groot, aanraakgevoelig breedbeeld kleurenlcd-scherm (22 cm diameter) met aan weerszijden bedieningstoetsen. Links zijn dat enkele brede en lage functietoetsen waarmee u de multifunctional snel in een bepaalde functie schakelt (printer, kopieerder, scanner, fax, e.d.). Aan de rechterkant vinden we het traditionele cijferblok met onder meer de grote rode en groene stop- en starttoetsen.

Standaard staat er erg veel informatie op het lcd-scherm en daarbij wordt flink gewerkt met kleur (wit, blauw en geel). Omdat de hoeveelheid informatie voor sommige mensen wellicht teveel en te klein gedrukt is, kunt u met een speciale toets helemaal rechts onderaan het bedieningspaneel omschakelen naar een wat beperktere hoeveelheid informatie die in een groter lettertype wordt getoond. Dat is erg gebruiksvriendelijk.

Net als de concurrentie biedt Ricoh een goed uitgebouwde webinterface voor het beheer.

Deze multifunctional wordt als één geheel geleverd volgens uw specificatie, er is dus niets meer aan te bouwen. Gewoon stroom en netwerk aansluiten en klaar. De multifunctional toont helaas nergens welk ip-adres hij kreeg, maar u kunt dat te weten komen door onderaan op de nogal kleine balk 'Systeemstatus' te duwen en dan 'apparaatinformatie' te zien, of door de netwerkstatuspagina's vanuit het printermenu te laten afdrukken. Ricoh leverde ons geen cd met software mee, maar alles kan wel worden gedownload van hun website. Ook beheersoftware, al blijft dat eigenlijk beperkt tot een aantal netwerkutilities. Een echt beheer blijkt Ricoh niet te hebben, maar er is wel een plugin voor HP OpenView en Web JetAdmin, voor IBM Tivoli, en voor CA Unicenter. Dan kunt u Ricoh netwerkprinters en -multifunctionals beheren vanuit al die omgevingen. Op de website kunt u kiezen uit een hele waslijst drivers, maar het ligt dan voor de hand om te kiezen voor RPCS omdat van de fabrikant zelf is en u dus de beste prestaties en parametriseringen biedt. RPCS staat overigens voor 'Refined Printing Command Stream' en het is een door Ricoh ontwikkelde printertaal. Omdat ons bij onze test standaard echter een PCL6-sturing voorgesteld werd, hebben we die ook gebruikt. Daarnaast is er een netwerk TWAIN-sturing voor het scannerdeel en een netwerk fax-sturing voor de faxmodule. De MF-C3500 kan ook optreden als documentserver: u kunt allerlei documenten inscannen, bewaren op de printer en op afstand via het netwerk raadplegen.

Praktijk
Voor de scan- en kopieerfunctie laat de MF-C3500 een nogal enerverend piepgeluid horen nadat die opdracht is afgewerkt, om te waarschuwen dat het origineel op de glasplaat achtergelaten werd. Hoewel dat zeker nuttig is, zult u het net als wij vrij vlug uitschakelen, vermits het toestel blijft piepen zolang het origineel niet weggehaald of verwisseld wordt. Als u aangeeft een foto te willen scannen, krijgt u de keuze tussen een glanzende, gedrukte of gekopieerde foto gaat. De multifunctional stelt zijn scaninstellingen daarna zelf optimaal in.

De MF-C3500 blijkt zeer snel en haalt bij ons een gemiddelde testwerksnelheid van maar liefst 23,3 ppm (door de fabrikant opgegeven maximum afdruksnelheid: 30 ppm). Ook de afdruk- en kopieerkwaliteit blijkt prima. En Ricoh blinkt ook nog eens uit inzake paginakostprijs met slechts 3,2 eurocent per pagina. Petje af, dit is een echt hebbeding!

Sharp MX-4501N

Sharp koos voor een visueel omvangrijk en dus indrukwekkend ontwerp in crèmekleur met drie grote papierladen en de documentinvoer rechts terwijl de uitvoer links is. Boven en vooraan zien we een erg groot lcd-scherm met een hoge resolutie. Het is monochroom en aanraakgevoelig. Daardoor kon het aantal toetsen en knoppen beperkt blijven. Sharp voorziet alleen knoppen voor de hoofdfuncties, een cijferblok voor de fax en allerlei instellingen, een stopknop en twee kopieertoetsen (zwart-wit en kleur). Sharp levert allerlei software mee voor het gebruiken van de scanner en printer, voor monochrome en kleuren imaging en uiteraard ook netwerkutilities. De scannersoftware geeft u op uw desktop gereedschap om scans binnen te halen via ftp of e-mail, of in een door u opgegeven map van uw computer. En hoewel Sharp een imagingprogramma installeert dat met een TWAIN-scanner werkt, blijkt die sturing niet aanwezig in Windows. We weten niet goed hoe dit zit, maar zonder TWAIN-sturing kan geen enkel Windows-programma met scannerondersteuning met de Sharp werken. Maar scannen naar een beeldbestand dat u daarna apart kunt inladen en verwerken kan dus wel.

U beheert de multifunctional via zijn webinterface. Die kan zowat alles wat maar nodig is, maar ziet er nogal karig uit omdat vrijwel geen kleuren of buttons gebruikt worden, alleen aanklikbare links als gewone tekst. Maar werken doet het wel allemaal en dat is natuurlijk het belangrijkste.

Praktijk
We zijn enigszins verrast dat Sharp ons een scansnelheid van maar liefst 60 pagina's per minuut opgaf, want dat haalt deze machine van geen kant: wij maten hooguit 26,1 ppm. Voor de printer maten we een gemiddelde werksnelheid van 20,1 ppm met een maximum van 23,4. Dat komt overeen met een 35 ppm-toestel zoals opgegeven. Het maken van kopies kan tegen iets meer dan 19 ppm, dus dat is best te doen. Over de kwaliteit zijn we iets minder te spreken. Deze Sharp heeft de zwakste afdrukkwaliteiten van ieder toestel in deze test, maar als we kijken naar de kwaliteit van de fotokopieën dan blijkt het toch nog mee te vallen. We vinden dit toestel zowel in aankoop als inzake gebruikskosten te duur voor wat het biedt.

* * *

Conclusie
Van de vier toestellen in deze test is Ricoh de onbetwiste beste keuze. De Afício MP-C3500 biedt een uitstekende prijsprestatieverhouding en de aantrekkelijkste paginakostprijs. Lexmark doet het inzake prestaties nog beter, maar haalde het door zijn kostenplaatje niet van Ricoh. Dit is de toppresteerder, maar de tweede beste koop. HP staat op de derde en Sharp op de vierde en laatste plaats. Die twee ontlopen elkaar niet zoveel, maar van HP krijgt u wel de betere kwaliteit en dat deed hem dan ook hoger eindigen.

* * *

Testmethode multifunctionals
De gebruikte testprocedure is voor een groot deel gelijk aan onze printertest, aangevuld met het scannen, kopiëren en (optioneel) faxen van een testblad dat ook een onderdeel is van de printerkwaliteitstest.

De test van het printergedeelte bestaat uit de klassieke twee hoofdonderdelen: een kwaliteits- en een snelheidstest. Voor de kwaliteitstest gebruiken we een verzameling testdata die ons toelaat te beoordelen hoe secuur de afdruk is, hoe hoog de resolutie en of er afwijkingen in de afdruk zijn. Meer specifiek bekijken we onder meer hoe dun de kleinste lijndikte is die de printer aankan, hoe dicht hij twee lijnen tegen elkaar aan kan drukken zonder dat ze in elkaar overvloeien, hoe klein hij tekst kan drukken totdat die niet meer leesbaar is, hoe nauwkeurig hij letters in een bepaalde puntgrootte drukt, hoe precies de printer de af te drukken data op het papier positioneert en nog veel meer. We kunnen ook zien of de printer in staat is mooie grijsgradaties uit te voeren: dat is nodig om bijvoorbeeld kleurenmateriaal af te drukken op een monochrome printer. Deze kwaliteitstest voeren we uit met de printersturing ingesteld voor de allerhoogste kwaliteit en de hoogste resolutie.

De snelheidstesten voeren we uit op een moderne pc met een Giga Ethernet netwerkkaart. Het besturingssysteem is Windows XP Professional. We drukken de testafdrukken allemaal af met de standaardinstellingen van de printer. De reden voor de standaardinstellingen is dat dit de meest gebruikte zijn. Onze snelheidtest bestaat uit drie categorieën: formulieren, tekstverwerking en zakelijke grafieken. De eerste categorie formulieren, bestaat uit 30 exemplaren van een pagina met schaarse bladvulling (zoals een rekening of factuur). Hierbij zou een printer de allerhoogste snelheid moeten kunnen halen van alle testen die we doen. Categorie nummer twee, tekstverwerking, bestaat uit twintig bladzijden van een tekstverwerkingsdocument waarin zowel tekst als afbeeldingen voorkomen. Snelheidsonderdeel nummer drie (zakelijke grafieken) bestaat uit een document van eveneens twintig bladzijden in Adobe PDF-formaat (Page Description Format): u mag dit beschouwen als pure bitmap graphics. We meten de afdruktijd van het ogenblik dat we de printopdracht geven totdat het laatste blad uit de printer rolt. Zoals gewoonlijk liggen onze testcijfers flink wat lager dan de door de fabrikant opgegeven snelheidscijfers. Dat komt omdat de fabrikanten meestal de theoretisch hoogst haalbare snelheid opgeven, terwijl u van ons de werkelijk gemeten snelheid tijdens onze hele testprocedure krijgt. Dat is uiteraard minder.

De test van het kopieergedeelte is vrij eenvoudig gehouden: het kopiëren vanaf het toestel zelf van een testblad met cirkels die de werkelijke resolutie van het afdrukmechanisme blootleggen en een zwart-wit foto. Standaard gebruiken we 'fijn', 'standaard', 'normaal' of een equivalente instelling en een betere kwaliteit 'superfijn', 'best' of gelijkwaardige instelling. Wanneer het testapparaat de verschillende resoluties weet te combineren met een fotomodus, nemen we deze modus over om de kwaliteit van de foto te verbeteren. Het eindresultaat dient zowel voor de snelheidstest als kwaliteitstest. Voor kleurentoestellen doen we hetzelfde nog eens over met een document van een paginagrote kleurenfoto.

Het scangedeelte is hetzelfde als het kopiegedeelte, maar we scannen slechts aan een resolutie van 150 of 200 dpi en dit vanuit een beeldbewerkingsprogramma zoals Jasc Paint Shop Pro of iets anders, of we sturen het via e-mail of ftp bij een netwerktoestel. De gescande testdocumenten slaan we op in PNG, TIFF of PDF. Ook bij het scannen gebruiken we dezelfde documenten als voor het kopiëren en ook hier dienen de afdrukken zowel voor de snelheidstest als kwaliteitstest.

Voor netwerkmultifunctionals beschouwen we de netwerkfunctionaliteit als essentieel: we geven dus een bonus voor elk onderdeel van de multifunctional dat via het netwerk aanspreekbaar en bruikbaar is. De maximumbonus is bestemd voor dié multifunctional, die àl zijn onderdelen over het netwerk beschikbaar stelt: printen, scannen én faxen.

* * *

Johan Zwiekhorst